Ihr Telefon nimmt ab. Auch um 22 Uhr.
Eine KI-Stimme nimmt Anrufe entgegen, klärt das Anliegen und trägt den Termin direkt in Ihren Kalender ein. Kein verpasster Anruf ist mehr ein verlorener Auftrag.
KI-Telefonie & Workflow-Automatisierung
Ausgangslage
Der teuerste Anruf ist der, den niemand annimmt
Sie stehen auf dem Gerüst, sitzen im Behandlungszimmer oder haben gerade einen Kunden vor sich. Das Telefon klingelt trotzdem. Der Anrufer wartet vier, fünf Mal, legt auf und wählt die nächste Nummer aus seiner Trefferliste. Sie erfahren nie, dass es ihn gab. Deshalb fällt dieser Verlust auch niemandem auf: Er steht in keiner Auswertung.
Vorgehen
Es klingelt zweimal, dann meldet sich jemand
Rund um die Uhr, am Wochenende, in der Betriebsferienwoche. Die Stimme spricht ruhig, hört zu und fällt niemandem ins Wort.
Nachfragen, wie Sie es auch täten
Keine Bandansage. Der Assistent fragt, worum es geht, wie eilig es ist und wo der Anrufer sitzt. Bei einem Wasserschaden klingt das anders als bei einer Terminverschiebung, und genau das erkennt er. Was bei Ihnen ankommt, ist kein Rückrufzettel, sondern ein sortierter Vorgang.
Der Termin steht, bevor aufgelegt wird
Passt der Fall, wird direkt gebucht. Ihre Verfügbarkeiten kennt das System, Fahrzeiten zwischen zwei Einsatzorten rechnet es mit ein. Es setzt also keinen Termin in Hanau um acht und einen in Fulda um neun.
Und wenn es kompliziert wird, ein Mensch
Bei Beschwerden, ungewöhnlichen Fällen oder wenn jemand ausdrücklich einen Mitarbeiter verlangt, wird durchgestellt oder ein Rückruf vereinbart. Wo genau diese Grenze liegt, legen Sie fest, nicht wir.
Was dabei herauskommt
- Erreichbar rund um die Uhr, ohne jemanden dafür einzustellen
- Jeder Anruf ist dokumentiert, auch die, von denen Sie sonst nie erfahren hätten
- Termine stehen im Kalender, ohne dass sie jemand überträgt
- Ihre Leute werden nicht mehr aus der Arbeit gerissen
Häufige Fragen
Merkt der Anrufer, dass er mit einer KI spricht?
Die Stimme klingt natürlich, aber wir weisen zu Beginn des Gesprächs darauf hin, dass ein digitaler Assistent antwortet. Das ist ehrlicher und rechtlich sauberer – und in der Praxis stört es niemanden, solange das Anliegen erledigt wird.
Was passiert bei komplizierten Anliegen?
Die KI erkennt, wenn ein Fall über ihren Rahmen hinausgeht, und leitet dann an einen Mitarbeiter weiter oder vereinbart einen Rückruf. Wo genau diese Grenze liegt, legen Sie bei der Einrichtung fest.
Wie lange dauert die Einrichtung?
In der Regel wenige Tage. Wir brauchen Ihre typischen Gesprächsabläufe, Ihre Öffnungszeiten und einen Zugang zu Ihrem Kalender. Danach folgt eine Testphase, in der wir die Gespräche gemeinsam durchgehen und nachschärfen.
Ist das mit der DSGVO vereinbar?
Ja, wenn es richtig aufgesetzt ist. Anrufer werden über die Verarbeitung informiert, es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag, und Gesprächsdaten werden nur so lange gespeichert, wie sie für die Bearbeitung nötig sind. Wir richten das entsprechend ein.
Für welche Branchen eignet sich KI-Telefonie?
Überall dort, wo Anrufe der Hauptweg zum Kunden sind und niemand dauerhaft am Apparat sitzen kann: Handwerk, Arzt- und Zahnarztpraxen, Kanzleien, Immobilienbüros, Autohäuser, Pflegedienste.
KI-Telefonie in Ihrer Branche
- HandwerkNimmt ab, während Sie im Kriechkeller liegen oder am Sonntag Ihre Ruhe haben wollen. Klärt Gewerk, Dringlichkeit und Ort, legt den Besichtigungstermin gleich in Ihren Kalender.
- PraxenNimmt Terminwünsche, Verschiebungen und Rezeptanfragen rund um die Uhr auf, auch dann, wenn die Leitung sonst besetzt wäre. Medizinische Anliegen gehen sofort ans Team.
- KanzleienNimmt Erstanfragen an, klärt Rechtsgebiet, Fristen und Gegenseite ab und vereinbart den Ersttermin. Was nicht zur Kanzlei passt, erhält eine freundliche Absage, ohne Umweg über den Schreibtisch eines Anwalts.
- ImmobilienNimmt jede Objektanfrage sofort an und klärt, ob Finanzierung und Zeitrahmen überhaupt passen. Besichtigungstermine gehen nur an ernsthafte Interessenten. Auch samstags um 21 Uhr.
- AutohäuserBucht Werkstatttermine direkt in Ihre Planung und beantwortet die Frage „Ist mein Auto fertig?“ selbst, ohne dass jemand aus der Werkstatt kommen muss. Geht es um eine Probefahrt, ist der Verkauf sofort dran.
- GastronomieNimmt Reservierungen an, wenn Sie es gerade nicht können: im laufenden Service, spät abends, am Ruhetag. Die KI kennt Ihre Tischgrößen, Ihre Zeiten und die Ausnahmen, bestätigt sofort und trägt ins Reservierungsbuch ein.
- IndustrieNimmt jeden Anruf an, auch wenn alle in der Halle stehen: Teileart, Werkstoff, Stückzahl, Wunschtermin. Die Einkäufer-Anfrage erkennt die KI, den Vertreteranruf sortiert sie aus. Im Büro liegt danach ein Vorgang, mit dem sich sofort kalkulieren lässt.
- BeratungNimmt ab, während Sie im Gespräch sind. Klärt Thema, Zeitrahmen und Anliegen, trägt passende Interessenten direkt in Ihren Kalender ein und hält alles Weitere in einer Notiz fest. Die Erstreaktion dauert damit Sekunden.
- E-CommerceBestellnummer nennen, Status hören – rund um die Uhr, auch am Montag nach dem Black Friday. Sendungsstatus und Retourenanmeldung erledigt die KI, bei Ihrem Team landen Reklamationen und die Fälle, bei denen jemand nachhaken muss.
- BildungPreise und Kursstarts kommen in fast jedem Anruf, direkt danach die Frage nach der Förderfähigkeit. Beantwortet wird das abends genauso wie samstags um elf, und Probestunde, Einstufungstest oder Beratungstermin landen gleich im Kalender.
- TechnikDer Anruf wird angenommen, auch wenn alle Techniker beim Kunden sind. Firma, System, Fehlerbild und Dringlichkeit landen strukturiert im Ticket, Fälle wie „Server down“ werden erkannt und sofort durchgestellt.
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