Ihr Telefon nimmt ab. Auch um 22 Uhr.
Eine KI-Stimme nimmt Anrufe entgegen, klärt das Anliegen und trägt den Termin direkt in Ihren Kalender ein. Kein verpasster Anruf ist mehr ein verlorener Auftrag.
KI-Telefonie & Workflow-Automatisierung
Ausgangslage
Der teuerste Anruf ist der, den niemand annimmt
Wer auf der Baustelle steht, im Behandlungszimmer ist oder gerade ein Kundengespräch führt, kann nicht ans Telefon. Der Anrufer wählt dann die nächste Nummer. Sie erfahren nie, dass es ihn gab – und genau das macht diesen Verlust so schwer greifbar: Er taucht in keiner Statistik auf.
Vorgehen
Annehmen statt klingeln lassen
Die KI geht nach dem zweiten Klingeln ran – rund um die Uhr, auch am Wochenende und im Urlaub. Sie spricht natürlich, hört zu und unterbricht nicht.
Anliegen klären, nicht nur aufnehmen
Statt einer Bandansage stellt die KI die Fragen, die Sie sonst stellen würden: worum es geht, wie dringend es ist, wo sich der Kunde befindet. Sie bekommen keine Notiz, sondern einen fertig eingeordneten Vorgang.
Termin direkt im Kalender
Passt der Fall zu Ihnen, bucht die KI den Termin sofort in Ihren Kalender – sie kennt Ihre Verfügbarkeiten und Ihre Fahrzeiten. Der Anrufer legt auf und hat einen Termin.
Übergabe an den Menschen
Wird es kompliziert oder wünscht der Anrufer ausdrücklich einen Mitarbeiter, leitet die KI weiter oder vereinbart einen Rückruf. Sie entscheiden, wo diese Grenze liegt.
Was dabei herauskommt
- Erreichbarkeit rund um die Uhr, ohne zusätzliches Personal
- Jeder Anruf dokumentiert – auch die, von denen Sie sonst nie erfahren hätten
- Termine landen ohne Zwischenschritt im Kalender
- Ihre Mitarbeiter werden nicht mehr aus der Arbeit gerissen
Häufige Fragen
Merkt der Anrufer, dass er mit einer KI spricht?
Die Stimme klingt natürlich, aber wir weisen zu Beginn des Gesprächs darauf hin, dass ein digitaler Assistent antwortet. Das ist ehrlicher und rechtlich sauberer – und in der Praxis stört es niemanden, solange das Anliegen erledigt wird.
Was passiert bei komplizierten Anliegen?
Die KI erkennt, wenn ein Fall über ihren Rahmen hinausgeht, und leitet dann an einen Mitarbeiter weiter oder vereinbart einen Rückruf. Wo genau diese Grenze liegt, legen Sie bei der Einrichtung fest.
Wie lange dauert die Einrichtung?
In der Regel wenige Tage. Wir brauchen Ihre typischen Gesprächsabläufe, Ihre Öffnungszeiten und einen Zugang zu Ihrem Kalender. Danach folgt eine Testphase, in der wir die Gespräche gemeinsam durchgehen und nachschärfen.
Ist das mit der DSGVO vereinbar?
Ja, wenn es richtig aufgesetzt ist. Anrufer werden über die Verarbeitung informiert, es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag, und Gesprächsdaten werden nur so lange gespeichert, wie sie für die Bearbeitung nötig sind. Wir richten das entsprechend ein.
Für welche Branchen eignet sich KI-Telefonie?
Überall dort, wo Anrufe der Hauptweg zum Kunden sind und niemand dauerhaft am Apparat sitzen kann: Handwerk, Arzt- und Zahnarztpraxen, Kanzleien, Immobilienbüros, Autohäuser, Pflegedienste.
KI-Telefonie in Ihrer Branche
- HandwerkNimmt jeden Anruf an – auf der Baustelle, nach Feierabend, am Wochenende. Klärt Gewerk, Dringlichkeit und Ort, bucht den Besichtigungstermin direkt in Ihren Kalender.
- PraxenNimmt Terminwünsche, Verschiebungen und Rezeptanfragen automatisch auf – rund um die Uhr, auch wenn die Leitung sonst besetzt wäre. Medizinische Anliegen gehen sofort ans Team.
- KanzleienNimmt Erstanfragen an, klärt Rechtsgebiet, Fristen und Gegenseite ab und vereinbart den Ersttermin – oder lehnt höflich ab, was nicht zur Kanzlei passt. Ihre Zeit beginnt erst beim qualifizierten Mandat.
- ImmobilienNimmt jede Objektanfrage sofort an, klärt Finanzierungsrahmen, Zeithorizont und Wunschtermin und vergibt Besichtigungen nur an ernsthafte Interessenten – auch samstags um 21 Uhr.
- AutohäuserBucht Werkstatttermine direkt in Ihre Planung, beantwortet Statusfragen („Ist mein Auto fertig?“) automatisch und stellt Verkaufschancen sofort zum Berater durch.
- GastronomieNimmt Reservierungen rund um die Uhr an – auch am Ruhetag und mitten im Service. Kennt Ihre Tischgrößen, Zeiten und Ausnahmen, bestätigt sofort und trägt direkt ins Reservierungsbuch ein.
- IndustrieNimmt jeden Anruf an, auch wenn alle in der Halle stehen: fragt Teileart, Werkstoff, Stückzahl und Termin ab, unterscheidet Einkäufer-Anfrage von Vertreterwerbung – und legt dem Büro einen fertig strukturierten Vorgang hin.
- BeratungNimmt jeden Anruf an, während Sie beraten: fragt Thema, Zeitrahmen und Anliegen ab, bucht qualifizierte Interessenten direkt in Ihren Kalender – und die Erstreaktion passiert in Sekunden statt in Tagen.
- E-CommerceBeantwortet Sendungsstatus- und Retourenanfragen rund um die Uhr – per Bestellnummer, sofort, auch im Weihnachtsgeschäft. Nur echte Sonderfälle wie Reklamationen landen noch bei Ihrem Team.
- BildungBeantwortet Fragen zu Preisen, Kursstarts und Förderfähigkeit sofort – auch abends und am Wochenende. Bucht Probestunde, Einstufungstest oder Beratungstermin direkt in den Kalender.
- TechnikNimmt jeden Hotline-Anruf sofort an, erfasst Firma, System, Fehlerbild und Dringlichkeit – und legt daraus direkt ein sauberes Ticket an. Echte Notfälle wie „Server down“ werden erkannt und priorisiert durchgestellt.
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